Par Timesphere | 18 janvier 2021

Comment survivre à la pénurie de personnel dans le réseau de la santé en utilisant le remplacement par enchère.

Depuis plusieurs mois, les employés du secteur de la santé multiplient les appels à l’aide et les manifestations d’épuisement. La raison principale de cette triste situation est en partie causée par le manque criant de personnel, ce qui complique la vie des organisations lorsque vient le temps de combler les quarts vacants. Cette situation est difficile autant pour les employés du réseau, qui se sentent impuissants, que pour les patients, qui ont à vivre avec des bris de service. Peut-on faire différemment, libérer la pression et mettre en place un environnement de collaboration employeur/employé ? 

Après l’introduction d’une panoplie de mesures telles que l’embauche d’employés supplémentaires, le rehaussement des postes et la centralisation des listes de rappels, la situation persiste dans nos établissements. Et si l’utilisation de l’enchère d’horaires pouvait aider ?  La bonne utilisation d’outils de planification d’horaire permet, à travers un portail employé, d’afficher aux enchères les quarts vacants et de laisser les employés manifester leur intérêt à effectuer un quart de plus. Ainsi, pour l’organisation cela représente moins d’appels, une communication efficace, une meilleure collaboration employeur employé et le respect des conventions collectives est possible. 

La mécanique est simple :

  1. L’employeur diffuse à travers un portail employé les quarts de travail à combler pour une semaine à venir. Le temps d’affichage peut être déterminé, par exemple l’employé a un délai 24 h pour signifier son intérêt à accepter le quart. 
  2. Durant cette période, les employés, en fonction de leurs compétences et leurs disponibilités, sont notifiés et peuvent prioriser les quarts qu’ils souhaitent effectuer.  
  3. Une fois la période d’affichage terminée, le système peut automatiquement appliquer les règles de la convention telles que l’ancienneté ou la priorité de poste, et distribuer les quarts aux employés.

Les avantages d’une telle approche sont nombreux. Premièrement, les préposés de la liste de rappel voient le nombre d’appels nécessaire au comblement d’un quart de travail grandement diminué. En effet, pour la grande majorité des remplacements, utiliser le portail employé vient remplacer des dizaines, voire des centaines, d’appels. Deuxièmement, les employés n’ont plus à attendre un ou plusieurs appels pour connaître les remplacements. En quelques clics, l’employé peut identifier les quarts de travail qui l’intéresse, les prioriser et ainsi communiquer ses préférences à l’employeur. Finalement l’organisation, appuyé par un bon système s’assure d’un respect intégral des conventions et enlève une pression inutile sur l’ensemble du personnel. Elle a en tout temps un portrait clair de la situation et peut mieux se concentrer sur les opérations.

Le nombre, la portée et la durée des enchères peuvent être variables. En plus de la gestion par enchère, l’introduction du portail employé permettra d’utiliser d’autres fonctions appréciées telles que les demandes d’absences, la consultation de l’horaire, l’échange de quarts et la messagerie. Modulable, il suffit d’activer et de bien configurer chacune des fonctionnalités.

Un bon système simplifie grandement la gestion des remplacements et peut s’adapter à chaque organisation, à ses conventions collectives et à ses règles internes.

Au moment où le réseau vit une crise, des approches différentes doivent être mises en place. En support aux autres actions, telles que le recrutement et la réorganisation du travail, la mise en place d’un véritable environnement de collaboration employeur/employé est maintenant possible. Elle offre de grandes économies en temps et argent mais surtout enlève une pression sur les employés et sur un réseau qui a grandement besoin.

À propos de l’auteur : Renaud Grimard M.Sc.A.

Renaud Grimard est diplômé d’un baccalauréat et d’une maîtrise en ingénierie de l’école Polytechnique de Montréal.  Président fondateur de Timesphere, Renaud est constamment soucieux d’offrir le produit d’optimisation et de gestion d’horaires d’employés le plus complet, simple et avancé de l’industrie.