Par Marilou Lachance | 7 septembre 2021

Comment créer des horaires automatisés en 5 étapes avec le module de planification de Timesphere

Vous désirez sauver du temps avec l’utilisation d’un logiciel d’automatisation d’horaires, mais est-ce que l’implantation d’un tel système est tout aussi simple et facile quand on n’est pas un pro de l’informatique ?

Si vous faites partie des gens pour qui les algorithmes représentent un monde mystérieux et magique (surtout très compliqué), détrompez-vous ! Les logiciels d’automatisation chez Timesphere sont développés PAR des pros de l’informatique POUR les gestionnaires d’entreprise comme vous.

Ici, un guide d’utilisation en cinq étapes pour créer simplement vos horaires automatisés. Vous pourrez même déléguer certaines de vos tâches aux membres de votre équipe !

1. Saisissez les informations de vos employés

Pour que le logiciel puisse assigner des plages horaires à vos employés, il est primordial d’entrer les informations personnelles sur la fiche de chaque employé comme son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son poste, sa date d’entrée en fonction, etc.

Sur chaque fiche, vous devrez également compléter des renseignements structurés tels que les compétences de l’employé, ce qui permettra d’avoir le bon employé au bon moment.

PSST ! Sachez que c’est un excellent moyen d’archiver les renseignements (comme les dates de naissance par exemple). Ainsi, vous ne raterez plus jamais l’occasion de souligner la fête de quelqu’un ! En enregistrant sa date d’anniversaire de naissance dans le système, un rappel automatique se chargera de vous le remémorer (et vous prendrez le crédit) !

2. Entrez les règles à suivre

Comme chaque compagnie à sa propre convention et ses règles d’affaires particulières, le système s’adapte aux pratiques internes de votre entreprise. (Oui, oui. Toutes vos règles !) Il suffit de l’informer tout simplement !

Pour lui permettre de faire ses équations en respectant les spécifications de votre convention collective et de vos règlements internes, vous devez enregistrer toutes les normes à prendre en considération pour l’attribution d’un quart de travail ou le remplacement d’une personne par exemple. Ces informations ou contraintes peuvent être le nombre maximal d’heures par jour, de quarts par semaine, d’heures consécutives ou encore le minimum de quarts de travail, d’heures par semaine ou de repos entre deux journées. Notez que ces informations peuvent être pour toute l’organisation, pour un groupe d’employés ou pour un employé en particulier. Imaginez les infinies possibilités !

Par la suite, vous sauverez des heures de casse-tête avec la gestion des horaires de vos employés tout en obéissant à votre convention collective et votre règlement. La bonne nouvelle, c’est que vous n’aurez qu’à l’en informer qu’une seule fois, car le module de planification de Timesphere a une mémoire surhumaine. Vous pourrez compter sur lui !

3. Partagez les droits d’accès

Déléguez, déléguez et déléguez ! Ça fait partie de la réalité d’un gestionnaire.

Votre tâche de gestion est bien chargée (plus souvent qu’autrement). Alors, donnez les accès à qui de droit pour permettre aux membres de votre équipe d’approuver des demandes de congés par exemple. Vos employés aussi bénéficieront d’une plus grande part de responsabilités et d’engagement envers leurs collègues. Ils pourront, entre autres, compléter leurs formulaires de disponibilités ou encore transmettre leurs requêtes d’absences.

4.Définissez vos besoins d’effectifs

Maintenant que les valeurs à considérer (employés, règles et accès) sont enregistrées dans le système, soumettez-le au défi : la création d’un horaire !

Sélectionnez tout simplement une plage horaire et les divers besoins en matière d’effectifs. Vous pourrez déterminer le nombre d’employés requis aux différents quarts de travail de l’entreprise incluant les compétences requises. Vous pourrez également entrer ces besoins en les encapsulant dans des commandes ou des projets. C’est tout !

Croyez-le ou non, le système fait le travail à votre place (et c’est vous qui êtes payés).

5. Regardez la « magie » opérer !

Les horaires se génèrent automatiquement selon, entre autres, les effectifs nécessaires, les compétences requises, les absents, les règles et la convention.

Lorsqu’une modification est apportée, chaque employé reçoit une notification sur son portail et les rappels automatiques s’effectuent par courriel. Ainsi, tous les membres de l’équipe peuvent facilement accéder à la dernière version de l’horaire sur l’application de leur appareil mobile ou sur l’ordinateur. Il n’y a plus de raisons pour perdre son horaire, oublier un quart ou ne pas être informé (c’est fini le jeu du téléphone qui déforme les informations) !

Finalement, une fois l’entrée de données terminée (étape 1 et 2), vous n’aurez qu’à répéter seulement les étapes 3 à 5 pour générer des horaires automatisés (rappelez-vous sa mémoire surhumaine). En tout temps, vous pourrez modifier les informations de vos employés ou de votre convention collective.

Un logiciel d’automatisation, comme celui de Timesphere, a le pouvoir de vous faire économiser du temps, de faciliter vos tâches de gestion en limitant les erreurs et d’optimiser la coopération au sein de votre équipe. Surtout, il est simple d’utilisation !

Alors, voulez-vous vivre ce tour de magie ?