Nous vous proposerons quelques points intéressants sur les avantages de l’installation d’un système de gestion de temps et présences efficace dans une organisation. Chaque entreprise a intérêt à investir dans un tel système qui permettra de mieux organiser les horaires de ses employés.

Le principal bénéfice que l’on retient d’un bon système de temps et présences est une meilleure efficacité opérationnelle. Quels sont les autres avantages? Nous parlerons dans cette première partie du dossier de l’économie financière réalisée à la suite de votre investissement.

Économies

Tel que nous le disions en préambule, l’investissement sur un système de gestion de temps et des présences se traduit par l’amélioration de vos opérations. Ainsi, il en résulte des économies directes et indirectes pour votre entreprise qui surpasseront votre investissement sur le système.

Ces économies proviennent également de la réduction du temps accordé à l’administration de la paie. D’abord, au niveau de l’analyse des cartes d’horloge, mais aussi lors de l’envoi des approbations et des ajustements qui seront traités à la source par les responsables hiérarchiques de l’entreprise.

On dit souvent que le temps, c’est de l’argent. Un système de gestion de temps et des présences permettent de calculer de façon automatique les heures supplémentaires des employés et les autres paiements qui leur sont accordés. Qui plus est, il ne faudra que quelques secondes pour générer l’information sur la paie finale. L’économie ne sera pas que financière, mais aussi en temps qui pourra être utilisé pour d’autres tâches.

Nous venons de voir les avantages d’un système de gestion de temps et des présences du point de vue financier. Dans la deuxième partie de ce dossier, nous aborderons les fonctionnalités de ces systèmes et les bénéfices qu’elles ont sur l’ensemble de la gestion et l’organisation du personnel.

Le premier point abordé au sujet de ses bénéfices concernait les économies financières et de temps que vous pouvez réaliser. Pour cette deuxième partie, nous allons parler plus techniquement des fonctionnalités que proposent ces systèmes.

D’abord, comme la plupart des systèmes informatiques automatisés, celui-ci permet d’améliorer la structure organisationnelle de votre entreprise qui résultera des économies de temps et d’argent. Bien plus encore, le système de gestion de temps et des présences est un soutien aux employés et cadres de l’entreprise qui ont à effectuer diverses tâches d’administration aux ressources humaines.

Les rapports

Au point précédent, nous avons mentionné que le système automatisé permet de générer des rapports. Outre la gestion des absences, ils peuvent être établis pour les feuilles de temps quotidiennes et hebdomadaires, de même que pour les heures supplémentaires.

Les rapports sont créés par la solution Crystal Reports et ils peuvent être prévisualisés, imprimés ou exportés au format numérique Excel, HTML, texte et plus encore. Ils peuvent également être planifiés à tout moment pour une exécution automatique et être envoyés par courriel aux cadres hiérarchiques.