La planification des horaires d’employés dans un environnement hautement structuré

Le monde des horaires de travail ne cesse jamais de me surprendre.   Je suis dans le domaine depuis une dizaine d’années et je suis toujours étonné de constater la richesse et la créativité des règles et conventions présentes chez nos divers clients.  À l’intérieur d’un même secteur d’activités, on constate fréquemment une particularité, une petite «twist» à laquelle un bon système doit s’adapter pour que l’implantation soit un succès. Mes collègues du côté affaire se font une spécialité d’identifier et de comprendre ces particularités tandis que l’équipe technique de développeurs et de chercheurs opérationnels ne s’ennuient jamais face à de si beaux puzzles!

Dans cette nouvelle série d’articles de blogues, j’aborde différentes situations relatives aux horaires ou à la gestion des présences que nous avons rencontrées dans notre pratique et comment nous avons su les traiter efficacement avec notre application web de gestion d’horaires de travail, Timesphere.   Pour ceux qui croient que les horaires, c’est partout pareil, cette série d’articles vous permettra d’apprécier à quel point l’humain est imaginatif même quand il s’agit d’horaires de travail.

Le premier article de cette série porte sur une ville de la banlieue nord de Montréal, qui possède, à mon avis, la gestion d’horaires pour des employés des loisirs la plus avant-gardiste de toute la province.

A toutes les semaines,  cet employeur doit planifier les horaires des 130 employés responsables de superviser les activités offertes par la ville, à travers ses 120 bâtiments.  Les besoins en main d’œuvre sont alimentés via un système de gestion des activités et  peuvent changer d’une semaine à une l’autre, au gré des saisons.  Les besoins de main d’œuvre prennent la forme d’un quart (i.e. une période de travail, un lieu de travail et une nature de travail nécessitant parfois des compétences particulières) que l’on doit assigner à un employé  De leur côté, les employés ont des disponibilités, compétences et autres caractéristiques qui doivent être pris en compte dans la création des horaires.

Plutôt que de laisser au planificateur le soin de confectionner les horaires d’une semaine à l’autre, selon les disponibilités et les préférences des employés, l’employeur et le syndicat ont mis en place un système d’enchères, c’est-à-dire d’offre de quarts, qui fonctionne en trois temps.

  1. Dans un premier temps, le système Timesphere se charge de construire les N plus beaux horaires à partir des besoins de la semaine à venir, où un bel horaire est une fonction des heures travaillées, de la variation des lieux de travail et des jours travaillés et N est le nombre d’horaires que l’employeur veut offrir.
  2. Dans un deuxième temps, ces N beaux horaires sont offerts aux employés, via le module d’enchère accessible du portail Employé de Timesphere.  Les employés ont ensuite une journée pour ordonner les horaires selon leur gout.
  3. Après ce délai, l’employeur ferme l’enchère et les horaires sont attribués du plus ancien au moins ancien en essayant évidemment de maximiser leur satisfaction. Je dis «en essayant de maximiser leur satisfaction» parce que parfois on doit forcer certains employés à aller travailler dans des lieux où eux seuls sont encore aptes à travailler, afin qu’on ne reste pas pris à la fin de l’attribution avec des horaires que personne ne peut faire.

Une fois les horaires attribués à l’aide d’un solveur de programmation en nombre en entiers, l’employeur approuve et publie les horaires de travail pour la semaine via le portail employé de Timesphere.  L’horaire est maintenu tout au long de la semaine, pour refléter les changements de dernière minute et sert de base pour la génération des feuilles de temps et de la paie brute, faite encore à travers Timesphere.

A chaque semaine se déroule donc ce processus de conception et de gestion collaborative des horaires, dans lequel des notions assez avancées d’optimisation mathématique interviennent (programmation dynamique et programmation linéaire en nombres entiers).  Depuis que ce processus est en place :

  1. L’employeur consacre moins de temps pour concevoir ses horaires
  2. L’employé se sent plus impliqué.
  3. Les deux parties ont confiance que les règles et conventions de l’organisation sont respectées.

Que vous soyez un expert de l’optimisation mathématique ou non, je suis sûr que vous êtes un peu surpris d’apprendre qu’un service de loisir d’une ville québécoise ait à sa disposition un système aussi sophistiqué pour la gestion de ses horaires de travail.  Et ce système, c’est Timesphere!

À propos de l’auteur:

Louis-Philippe Bigras, PhD agit à titre de VP technologies chez Timesphere.  Détenteur d’un doctorat en Recherche opérationnelle de l’école Polytechnique de Montréal, il a œuvré dans différents secteurs d’activités avant de joindre Timesphere à titre d’associé en 2012.