Category Archives: Gestion

Par Marilou Lachance | 14 octobre 2021

Automatiser, c’est l’avenir!

Notre quotidien automatisé

Pensons-y. Comment arrivons-nous à nous réveiller le matin ? Qui programme sa machine à café pour qu’elle s’enclenche 10 minutes avant son lever ? Est-ce que, vous aussi, vos paiements de forfait téléphonique se prélèvent automatiquement dans votre compte bancaire ? Qui n’a pas déjà rêvé d’être au volant de ce fameux véhicule qui se stationne tout seul ?


Si, comme moi, vos lumières extérieures s’allument et s’éteignent au gré de la nuit et du jour, vous avez tout compris ! Effectivement, nous avons mieux à faire que de répéter ces actions machinales et régulières jour après jour.


En nous libérant de tâches récurrentes, nous avons plus de temps pour nous et nous évitons des oublis ennuyants. Nous économisons en maximisant notre routine du matin, en réduisant l’électricité consommée inutilement pendant la journée et en payant nos factures à temps. Tout ça, parce qu’on a choisi d’automatiser notre quotidien !


Et si nous sortions de la maison pour découvrir ce que l’automatisation peut nous apporter dans le monde professionnel.


L’automatisation en milieu de travail


Il faut se l’avouer, nous passons la majeure partie de notre journée au travail. Alors, pourquoi ne pas automatiser certaines tâches au bureau comme nous le faisons chez nous ?


Toujours dans l’idée de nous simplifier la vie, d’éviter des fautes coûteuses et d’économiser du temps, les logiciels d’automatisation peuvent nous aider dans la réalisation de nos devoirs administratifs :

 

  • Préremplir les formulaires et prévenir les erreurs de saisie ;
  • Accéder à tous les fichiers classés des divers départements en ligne ;
  • Accélérer le déroulement d’embauche avec le tri de données ;
  • Faciliter le processus de mise à pied avec le partage de dossiers ;
  • Synchroniser ses heures travaillées avec son agenda ;
  • Demander et approuver des congés ;
  • Gérer les paies et attribuer les avantages sociaux des salariés ;
  • Préparer les déclarations fiscales.


Dans l’article La recette d’Elon Musk pour gagner en efficacité publié par Les Affaires, l’automatisation fait bel et bien partie de l’équation. Selon le cofondateur de Tesla, c’est la toute dernière étape pour améliorer son rendement dans le milieu professionnel.


Un système automatisé, c’est payant


En plus, avec un système où tout se fait de façon numérique, nous évitons les coûts d’impression de documents papier, les manipulations superflues et l’utilisation d’espace d’entreposage physique. L’infonuagique nous permet de facilement trouver les informations demandées. Avouons-nous que c’est beaucoup plus rapide que de se déplacer jusqu’au classeur et de trier les documents un à un !


En confiant certaines tâches à un logiciel d’automatisation, nos employés peuvent concentrer leur énergie sur ce qui est plus important. L’humain demeure irremplaçable pour les tâches complexes ou créatives. Eh non, les robots ne substituent pas complètement les employés ! En revanche, ils lui facilitent la vie et lui permettent d’investir son temps là où ça compte.


Même pendant que nous dormons, les systèmes automatisés continuent leur travail ! N’est-ce pas un bon retour sur investissement ça ?

Par Alice T. | 29 septembre 2021

Parlons « employés heureux »

Parlons « employés heureux »

Aujourd’hui, le sujet de l’heure : la rétention des employés. Le recrutement dans le monde du travail est un problème bien réel pour nos gestionnaires. Pour être en mesure de poursuivre sa croissance et d’assurer sa pérennité, on doit absolument se questionner sur comment attirer les ressources et faire qu’elles soient loyales à son entreprise.

Parlons des avantages à avoir, au sein de son entreprise, des employés heureux. Comme employeur, on fait quoi? Il faut admettre qu’on ne peut pas être le maître ultime du bonheur de nos salariés. Certains facteurs restent en dehors de notre portée. En revanche, on doit assumer certaines responsabilités au quotidien.

Par où commencer? Il existe bien des solutions possibles. Allons-y avec trois principes que tout bon employeur pourrait mettre en place pour favoriser bonheur, productivité et loyauté chez ses employés!

 

1. Honorer les règles et les conventions collectives.

Respecter la convention de ses employés est un principe essentiel au maintien d’une relation saine et durable. En plus de contribuer à la promotion des valeurs de l’entreprise, il se dégagera un climat de travail agréable et ordonné. Ah la structure ! Le bon vieux signal d’une entreprise en bonne santé.

Mais quand il s’agit de jongler avec les horaires de travail, cette structure peut s’avérer alors bien complexe : convention collective, congés de maladie, remplacements de dernière minute, listes de rappel, etc. Plus les équations sont nombreuses, plus le risque d’erreurs est élevé. Tout le monde sait que le respect de la convention, c’est non négociable !

C’est aussi un casse-tête assuré pour le département des ressources humaines. Alors, pourquoi ne pas passer en mode numérique et laisser les générateurs d’horaires de travail cogiter à leur tour ? Voilà une façon d’éviter les ennuis et d’ajouter au bonheur de vos employés !

 

2. Instaurer des méthodes de travail efficaces et cohérentes.

Les irritants du quotidien sont les plus dommageables à long terme pour le bien-être de nos employés. Qui dit irritants, dit employés agacés, stressés et malheureux. Il faut se l’avouer, la méthodologie administrative est parfois lourde, incohérente et inefficace. Il est grand temps de la réviser !


Comment guérir ces irritants ? Revoyons les tâches du quotidien comme la création et la gestion manuelle des horaires. Imaginons cette tâche simplifiée par une méthode de gestion d’horaires automatisés… Si simplicité rime avec béatitude (ou pas), c’est le bonheur assuré!


Croyez-moi, vous ne retirerez que du positif à rendre vos employés heureux. Selon une étude conduite par Harvard et le MIT en sciences et technologies de la santé, les salariés heureux dans leurs fonctions sont 31 % plus productifs, 9 fois plus loyaux et 55 % plus créatifs.

 

3. Faciliter le travail de ses employés en fournissant des outils efficaces.

Tout comme la technologie, soyons proactifs et performants en fournissant à nos employés des logiciels de gestion pour faciliter la prise de décision, accroître le niveau de rendement et être en mesure d’agir promptement.


Faire le grand saut dans le monde numérique, ça peut donner le vertige, mais ça peut être simple aussi. Il s’agit de trouver des spécialistes dans leur domaine et se laisser guider par leur expertise. C’est ici que je vous présente Timesphere !

 

Un générateur d’horaires de travail

L’efficacité et le rendement d’une entreprise évoluent au rythme du bien-être de ses employés. Alors, mettons en place des solutions qui améliorent le climat de travail en réduisant le niveau de stress, le risque d’erreurs lié à la convention et la lourdeur des tâches administratives.


Un générateur d’horaires comme celui de Timesphere permet d’utiliser le plein potentiel de nos employés et d’éliminer certains irritants du quotidien. Instaurer les horaires automatisés est un moyen accessible pour améliorer le climat de travail que nous offrons à notre personnel ainsi que pour favoriser son niveau de bonheur au travail.


Et vous l’aurez compris : qui dit employé heureux dit productivité, mais surtout dit meilleur taux de rétention du personnel !

Par Marilou Lachance | 7 septembre 2021

Comment créer des horaires automatisés en 5 étapes avec le module de planification de Timesphere

Comment créer des horaires automatisés en 5 étapes avec le module de planification de Timesphere

Vous désirez sauver du temps avec l’utilisation d’un logiciel d’automatisation d’horaires, mais est-ce que l’implantation d’un tel système est tout aussi simple et facile quand on n’est pas un pro de l’informatique ?

Si vous faites partie des gens pour qui les algorithmes représentent un monde mystérieux et magique (surtout très compliqué), détrompez-vous ! Les logiciels d’automatisation chez Timesphere sont développés PAR des pros de l’informatique POUR les gestionnaires d’entreprise comme vous.

Ici, un guide d’utilisation en cinq étapes pour créer simplement vos horaires automatisés. Vous pourrez même déléguer certaines de vos tâches aux membres de votre équipe !

1. Saisissez les informations de vos employés

Pour que le logiciel puisse assigner des plages horaires à vos employés, il est primordial d’entrer les informations personnelles sur la fiche de chaque employé comme son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son poste, sa date d’entrée en fonction, etc.

Sur chaque fiche, vous devrez également compléter des renseignements structurés tels que les compétences de l’employé, ce qui permettra d’avoir le bon employé au bon moment.

PSST ! Sachez que c’est un excellent moyen d’archiver les renseignements (comme les dates de naissance par exemple). Ainsi, vous ne raterez plus jamais l’occasion de souligner la fête de quelqu’un ! En enregistrant sa date d’anniversaire de naissance dans le système, un rappel automatique se chargera de vous le remémorer (et vous prendrez le crédit) !

2. Entrez les règles à suivre

Comme chaque compagnie à sa propre convention et ses règles d’affaires particulières, le système s’adapte aux pratiques internes de votre entreprise. (Oui, oui. Toutes vos règles !) Il suffit de l’informer tout simplement !

Pour lui permettre de faire ses équations en respectant les spécifications de votre convention collective et de vos règlements internes, vous devez enregistrer toutes les normes à prendre en considération pour l’attribution d’un quart de travail ou le remplacement d’une personne par exemple. Ces informations ou contraintes peuvent être le nombre maximal d’heures par jour, de quarts par semaine, d’heures consécutives ou encore le minimum de quarts de travail, d’heures par semaine ou de repos entre deux journées. Notez que ces informations peuvent être pour toute l’organisation, pour un groupe d’employés ou pour un employé en particulier. Imaginez les infinies possibilités !

Par la suite, vous sauverez des heures de casse-tête avec la gestion des horaires de vos employés tout en obéissant à votre convention collective et votre règlement. La bonne nouvelle, c’est que vous n’aurez qu’à l’en informer qu’une seule fois, car le module de planification de Timesphere a une mémoire surhumaine. Vous pourrez compter sur lui !

3. Partagez les droits d’accès

Déléguez, déléguez et déléguez ! Ça fait partie de la réalité d’un gestionnaire.

Votre tâche de gestion est bien chargée (plus souvent qu’autrement). Alors, donnez les accès à qui de droit pour permettre aux membres de votre équipe d’approuver des demandes de congés par exemple. Vos employés aussi bénéficieront d’une plus grande part de responsabilités et d’engagement envers leurs collègues. Ils pourront, entre autres, compléter leurs formulaires de disponibilités ou encore transmettre leurs requêtes d’absences.

4.Définissez vos besoins d’effectifs

Maintenant que les valeurs à considérer (employés, règles et accès) sont enregistrées dans le système, soumettez-le au défi : la création d’un horaire !

Sélectionnez tout simplement une plage horaire et les divers besoins en matière d’effectifs. Vous pourrez déterminer le nombre d’employés requis aux différents quarts de travail de l’entreprise incluant les compétences requises. Vous pourrez également entrer ces besoins en les encapsulant dans des commandes ou des projets. C’est tout !

Croyez-le ou non, le système fait le travail à votre place (et c’est vous qui êtes payés).

5. Regardez la « magie » opérer !

Les horaires se génèrent automatiquement selon, entre autres, les effectifs nécessaires, les compétences requises, les absents, les règles et la convention.

Lorsqu’une modification est apportée, chaque employé reçoit une notification sur son portail et les rappels automatiques s’effectuent par courriel. Ainsi, tous les membres de l’équipe peuvent facilement accéder à la dernière version de l’horaire sur l’application de leur appareil mobile ou sur l’ordinateur. Il n’y a plus de raisons pour perdre son horaire, oublier un quart ou ne pas être informé (c’est fini le jeu du téléphone qui déforme les informations) !

Finalement, une fois l’entrée de données terminée (étape 1 et 2), vous n’aurez qu’à répéter seulement les étapes 3 à 5 pour générer des horaires automatisés (rappelez-vous sa mémoire surhumaine). En tout temps, vous pourrez modifier les informations de vos employés ou de votre convention collective.

Un logiciel d’automatisation, comme celui de Timesphere, a le pouvoir de vous faire économiser du temps, de faciliter vos tâches de gestion en limitant les erreurs et d’optimiser la coopération au sein de votre équipe. Surtout, il est simple d’utilisation !

Alors, voulez-vous vivre ce tour de magie ?

Par Marilou Lachance | 27 août 2021

Le futur parfait de la gestion automatisée

Le futur parfait de la gestion automatisée

Entrepreneurs, gestionnaires et responsables des ressources humaines, comment faites-vous la logistique des horaires de vos employés en 2021 ? Si je vous disais que l’époque des fichiers Excel est révolue et que l’utilisation des algorithmes hyper performants peut être simple et efficiente pour sauver du temps et éviter les erreurs qui coûtent cher. Seriez-vous soulagés ?

Je ne sais pas pour vous, mais j’ai cette curieuse impression que plus on vieillit, moins il y a d’heures dans une journée. C’est exponentiel ! Brossons le portrait du passé, du présent et du futur pour voir à quel moment l’horloge s’est mise à nous jouer des tours et surtout pour connaître les solutions au sujet des méthodes de gestion dans le milieu du travail.

 

Le temps passé

Comme l’âge procure la sagesse, si vous êtes assez « sages » pour avoir connu la gestion papier des horaires, je vous lève mon chapeau. Il faut être doté d’une patience inouïe pour se casser la tête avec des notes manuscrites à faire et refaire au gré des changements de quarts, des congés et des demandes spéciales tout en respectant les règles de la convention.

Depuis la popularisation de l’ordinateur, les feuilles papier ont laissé place aux documents Excel. Même avec une feuille de calcul informatique les manœuvres restent tout de même majoritairement manuelles. Sans compter toutes les paperasses autour ! On perd un temps fou à entrer des données, exporter des renseignements ou gérer des requêtes pour satisfaire son personnel. Par-dessus tout, il faut informer toute l’équipe des dernières modifications en s’assurant que le processus s’est déroulé dans l’ordre des choses selon les conventions et les obligations légales.

 

Des enjeux bien présents

Combien d’heures contribuent à l’augmentation du niveau de stress de votre équipe des ressources humaines qui épluche la liste de rappels pour un remplacement de dernière minute ? Combien d’erreurs liées à la convention collective ou aux heures supplémentaires vous coûtent des ennuis et l’insatisfaction de vos employés ?

En 2021, non seulement notre utilisation de l’ordinateur et des appareils mobiles a évolué de façon significative, mais les répercussions de la pandémie mondiale ont changé le visage global de l’environnement de travail. Les employeurs flexibles sont de plus en plus à la mode et les employés ont un réel intérêt à s’inscrire dans la modernisation des méthodes puisqu’ils désirent reprendre possession de leur précieux temps. La rétention des travailleurs aussi est devenue un enjeu majeur.

Par conséquent, il faut savoir mettre en place les outils qui simplifient la gestion de nos milieux de travail pour investir notre temps et celui de nos employés là où ça compte vraiment.

 

Un futur plus que parfait

Imaginez votre équipe complètement en synchronicité avec la dernière mise à jour de l’horaire à portée de la main (littéralement à partir de l’application sur le téléphone mobile ou l’ordinateur) en tout temps.

L’automatisation des horaires est la clef pour vous libérer tout en limitant le risque d’erreur et pour charmer vos salariés en facilitant la communication, les suivis et les remplacements. Peu importe la taille de votre entreprise, le système d’automatisation veille aussi à appliquer les règles de votre convention collective à la lettre et à gérer la liste de rappels de façon simplifiée.

En plus de faciliter le travail de votre équipe de gestion et des ressources humaines, vos employés seront ravis de l’autonomie qu’ils gagnent en accédant au portail pour faire leurs demandes d’absences, de disponibilités et d’échange. En plus, l’utilisation de la plateforme est très intuitive et ils ont accès à tous leurs documents sans attendre.

L’heure est au progrès. Alors, fini les erreurs avec les modèles de gestion désuets. Bienvenue l’automatisation des horaires avec toute la flexibilité et l’efficacité qu’elle permet pour satisfaire les travailleurs autant que les gestionnaires !

Certains disent que le temps c’est de l’argent, mais c’est encore plus précieux que ça ! À l’aube de l’ère post-pandémie, vos employés l’ont compris. Et vous ?

Par Timesphere | 5 février 2021

L’intelligence du temps

L’intelligence du temps

Petit, je me plaisais à regarder la grande aiguille, parcourir sans répit le cadran de l’horloge que nous avions au salon. Parfois même, il m’arrivait d’assister au mouvement subtil de la plus petite. Mon Dieu que je la trouvais lente et paresseuse. Je n’avais pas conscience que ce modeste chemin parcouru était alors égal, aux 3600 rotations, qu’avait accomplies vaillamment l’hyperactive aiguille. Sans le savoir, devant mes yeux d’enfants, se déroulait l’un des spectacles les plus significatifs de mon existence, ce concept par lequel en grande partie, je me définirai, dans un futur pas si lointain, le temps. 

Le temps, celui que je gagnerai que je perdrai aussi. Le temps que je tenterai d’étirer, de combler, d’oublier. Ce temps qui un jours certain, saura inévitablement me manquer.

Matière première existentielle, non renouvelable, le temps ne s’achète pas. On ne peut l’asservir, le dompter. Lui qui sait si bien se jouer de nous, nous prendre à court. On tente comme l’on peut de l’apprivoiser de l’encadrer, mais toujours nous demeurons à sa merci. Comme disait si bien Jacques Brel “l’horloge au salon qui dit oui qui dit non, qui dit je vous attend.” 

Alors que faire de ce temps ? En prendre conscience d’abord et avant tout. Vivre intensément comme la grande aiguille, tout en savourant doucement et pleinement le moment présent, au rythme de la petite. Le temps il faut le prendre, se le donner, se le partager. Puisque tout est le relatif, puisqu’une minute peut parfois sembler être une éternité et que le bon temps passe toujours trop rapidement, soyez vigilants, innovateurs, modernes et vivants, ne vous laissez pas berner par les pièges du confort, du conformiste.

Pourquoi nos systèmes, nos sociétés et nos organisations tardent encore à poser de simples gestes qui pourraient être pourtant si favorables  à notre bien-être collectif ? S’offrir les moyens de nos ambitions les plus intrinsèques, exister librement, en éliminant nombre de contraintes inutiles en utilisant par exemple un logiciel de gestion d’horaires d’employés automatisé.

Imaginez un outil qui vous permettrait de respecter vos conventions collectives tout en permettant la gestion efficace des remplacements, des congés… Imaginez de l’autre coté vos employés pouvant indiquer d’un simple clic leurs disponibilités, planifier leurs vacances en indiquant leurs préférences, visualiser rapidement les heures travaillées, contrôler leur temps.

Imaginez-vous profitant du temps, l’esprit tranquille. C’est ça l’intelligence du temps.