Horaires Automatisés

Savez-vous ce qu'un logiciel de planification d'horaires peut faire pour votre entreprise?

Sujets couverts

Automatisation des processus

La création de vos horaires s’automatise avec Timesphere. Personnalisée pour votre entreprise, elle optimise la planification de vos effectifs, et ce, peu importe le niveau de complexité de vos horaires d’employés. Le logiciel de gestion des horaires automatisés permet de respecter les règles d’affaires (vacances, absences, temps supplémentaire…) ainsi que les demandes spécifiques de chacun des employés. Timesphere facilite la gestion des remplacements, l’enchère des quarts de travail et tout autre changement à l’horaire des employés, tout en simplifiant la communication et la gestion de votre organisation.

Création automatique d'horaires

Timesphere crée automatiquement des horaires optimisés en assignant des quarts de travail aux employés en fonction de leurs disponibilités, de leurs compétences, de leurs préférences ainsi que des règles d’affaire de l’entreprise. Les horaires automatisés éliminent les erreurs de planification tout en permettant de gagner temps et argent. Vous pourrez alors réorganiser rapidement et efficacement les horaires tout en respectant le plan de production, l’achalandage ainsi que les contraintes des employés.

Feuille de temps

La gestion des heures à payer aux employés n’aura jamais été aussi efficace. Le module de feuille de temps identifie les taux de rémunération à appliquer, calcule les heures supplémentaires, les primes applicables et gère les banques de temps des employés. Une fois la procédure d’approbation terminée, les données peuvent être exportées directement dans votre système de paie afin d’éviter la double saisie de celles-ci. De plus, une nouvelle gamme d’horodateurs biométriques vous est proposée. Ces nouveaux outils sont idéaux pour le pointage des employés, qui peuvent l’utiliser sur diverses technologies, et ce, sans contact.

Gestion des commandes

Vous pouvez planifier vos horaires par projet et par commande client avec le module de gestion des commandes. Suivez les coûts de la planification à la feuille de temps afin de mesurer votre productivité. Le module de gestion des commandes transmet automatiquement les informations du projet aux employés et offre la chance aux chefs d’équipe de trouver tous les renseignements sur leurs projets au même endroit.

Gestion des conventions collectives

Quelle que soit la complexité de votre secteur d’activités, Timesphere prendra en compte les conventions collectives de votre organisation et les appliquera automatiquement selon vos règles établies. L’automatisation des conventions collectives vous évitera des erreurs coûteuses et vous permettra d’augmenter votre efficacité.

Nous le personnalisons pour vous

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Intégration à vos systèmes

Utilisez-vous des systèmes de paiement, de communication ou d’authentification? Timesphere peut interagir de manière bidirectionnelle avec plusieurs systèmes déjà en place, dont :

  • Systèmes RH
  • POS
  • ERP
  • Systèmes de gestion du trafic
  • Systèmes d'authentification
  • Systèmes de contrôle de présence
  • Systèmes de paiement
  • Systèmes de communicaton

Planification

Le module de planification permet de créer des horaires de travail qui vous conviennent selon vos besoins. La planification automatisée considère votre achalandage, les étapes de production et les quarts de travail à assignés. Les besoins et les règles de votre organisation sont pris en compte et l’automatisation des remplacements simplifie la planification.

Portail des employés

Simplifiez la communication entre les gestionnaires et les employés avec le portail des employés. Le portail donne accès aux horaires, aux feuilles de temps ainsi qu’aux messages et documents de l’employeur. Les employés peuvent y faire des demandes d’absences, de disponibilités, d’accès aux enchères et d’échange de quarts de travail. Le portail permet une gestion efficace de la feuille de temps tout en offrant une mobilité aux employés, qui peuvent lui accéder directement de leurs portables.

Prévision de la demande

Le module de prévision de la demande permet d’anticiper les besoins en personnel et ainsi obtenir le bon nombre d’employés, au bon moment et au bon endroit. Le logiciel d’horaires automatisés de Timesphere prédit le trafic en fonction des données des systèmes de votre organisation. Ce module est utilisé par des organisations qui ont à offrir un service direct à leurs clients, comme les aéroports, les commerces au détail, les services de restauration…

Le temps file soyez proactifs

Soumission

Rapports

Pour mesurer votre performance et rassembler vos données à un seul endroit, profitez des indicateurs de gestion intégrés sur votre planification et du suivi des horaires d’employés. Timesphere propose une série de rapports de base et offre la possibilité d’intégrer le module d‘intelligence d’affaires, un entrepôt de données complet qui produit tous les rapports souhaités tout en maintenant une traçabilité complète.

Rémunération

Garder le contrôle sur les heures et les taux à payer aux employés.

  • Identifier les bons taux de rémunération à appliquer
  • Calculer les heures supplémentaires
  • Calculer les primes applicables
  • Gérer les banques de temps des employés

Une fois la procédure d'approbation terminée, les données peuvent être exportées directement dans votre système de paie.

Temps et présences

Le module de temps et présence permet une gestion optimale des heures effectuées par les employés afin d’identifier les retards, les départs anticipés ou les interruptions irrégulières. En plus, ce module applique les règles de rémunération complexes telles que le temps supplémentaire, les primes ou les ajustements. Vous pourrez donc éviter de payer des heures non travaillées et appliquez les règles équitablement tout en respectant vos processus en place.