Notre Solution

100% hébergé accessible partout dispositifs mobiles et ordinateurs

Planification de la main-d’œuvre qui simplifie vos tâches et améliore votre entreprise.

La planification des horaires d’employés est un élément essentiel de l’efficacité de votre organisation. Timesphere est conçu pour optimiser la planification et le suivi des employés grâce à sa capacité à prévoir et à suivre les  données pertinentes d’une planification efficace de la main-d’œuvre.

Timesphere garantit que les règles d’affaires, les échelons de rémunération, les conventions collectives et les exigences des employés sont respectées à la lettre, quelle que soit la complexité de votre organisation.

Cet outil collaboratif de planification proactive de la main-d’œuvre améliore la communication avec vos employés.

 

 

Scheduling

Planification

Le module de planification permet de créer des horaires de travail tout en respectant les besoins, les politiques et les règles de l’entreprise. Il permet en plus de considérer les compétences, la disponibilité et même les préférences des employés. Le module de planification est le module principal de Timesphere. Il comprend

  • La fiche individuelle des employés, y compris les contraintes, les préférences et disponibilités.
  • La hiérarchie de votre organisation et le suivi de ses besoins
  • La fonction de création et d’optimisation d’horaires et de gestion des remplacements.

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Les  fonctionnalités avancées permettent de définir et d’appliquer des règles organisationnelles. Le module de planification permet de proposer des horaires et des quarts de travail aux employés qui, de leur côté, peuvent manifester leur intérêt et leur préférence vis-à-vis les choix offerts. Les interfaces intuitifs permettent d’adopter rapidement les meilleures pratiques.

Avantages

  • Automatisation de la gestion des remplacements
  • Centraliser la gestion des disponibilités
  • Simplifier et contrôler votre processus de planification et d’approbation

 

Prévision de la demande

Le module de prévision de la demande permet d’anticiper les besoins en personnel et ainsi obtenir le bon nombre d’employés, au bon moment et au bon endroit. Cette planification est faite pour chacune des divisions et des affectations de l’organisation.

Ce module est utilisé par des organisations qui ont à offrir un service direct à leurs clients, comme les aéroports, les commerces au détail ou les services de restauration. Il s’intègre parfaitement au le module de planification.

Nos systèmes d’intelligence artificielle peuvent prédire le trafic en fonction des données des sytèmes de votre organisation . Les données peuvent provenir de plusieurs sources. Voici quelques exemples de sources de données utilisées par les secteurs dans lesquels

Timesphere est efficace:

  • Sécurité du transport aérien – Plan de départ de l’avion
  • Restaurants – données POS
  • Industrie du commerce de détail – Données de trafic client

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Des filtres supplémentaires peuvent être ajoutés pour affiner les solutions afin de mieux saisir les spécificités de votre secteur

Avantages

  • Connaître votre trafic à l’avance
  • Réduire les coûts lorsque le nombre d’employés est trop élevé
  • Améliorer votre service et vos performances en évitant un nombre insuffisant d’employés

La gestion des commandes

Le module de gestion des commandes permet de planifier vos horaires par projet et par commande client. Ce module est utilisé par des organisations qui doivent planifier des horaires sur différents sites et sur différents projets.

Suivi des coûts du projet

La capacité du module de gestion des commandes permet d’ajouter et de suivre pour chacun des quarts planifiés des informations telles que le numéro de projet, l’emplacement, vous permettront de suivre les coûts du projet, de la planification à la feuille de temps et ainsi mesurer votre productivité. Ce module est utilisé dans des secteurs tels que :

  • Ports
  • Entreprises de service
  • Événements

La capacité du module de gestion des commandes à s’interfacer à vos systèmes tels que les ERP / MRP permet de compléter vos opérations de planification. Les informations peuvent être retournées à des fins de suivi, et de production de la paie.

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Avantages

  • Suivez votre projet de la planification à la feuille de temps
  • Transmettre automatiquement les informations de projet et de localisation aux employés
  • Permettre aux chefs d’équipe de trouver la bonne information sur leurs projets au même endroit

Portail de l’employé

Facilite la communication entre les employeurs et les employés. Il donne aux employés un accès à leur horaires, leurs feuilles de temps et leur offre la possibilité de faire des demandes d’absences, de disponibilités, d’accès aux enchères et d’échanges de quart de travail.

Le portail des employés permet à l’employé de :

  • Vérifier leur horaire
  • Identifier les quarts de travail préférés
  • Demander des absences et remplir les formulaires de disponibilités
  • Inscrire la présence et la feuille de temps complète
  • Lire les messages et les documents de l’employeur

Avantages

  • Éviter les appels téléphoniques inutiles
  • Offrir une mobilité à vos employés
  • Suivre les demandes et les autorisations

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Réponses rapides aux demandes des employés

Établissez une connexion privilégiée avec vos équipes et simplifiez la communication entre les gestionnaires et les employés. Retrouvez au même endroit les demandes d’absences et de non-disponibilité pour en simplifier l’approbation par les superviseurs.

Optimisation de l’horaire

Les moteurs d’optimisation des horaires d’employés de Timesphere permettent de créer automatiquement des horaires en assignant les employés aux différents quarts de travail en fonction de leur disponibilité et des règles de l’entreprise.

Il existe quatre modes d’optimisation possibles :

  • Affectation des quarts aux employés en fonction de la disponibilité et des règles organisationnelles
  • Répartition des horaires ou des quarts selon les préférences des employés communiquées à l’employeur par le biais du portail de l’employé
  • Création d’horaires avec le simulateur de planification qui tient compte des données de trafic et des critères de votre organisation
  • Réorganisation des horaires en fonction de l’achalandage et du nombre d’heures garanti par les employés

 

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Avantages

  • Gagner du temps et de l’argent
  • Éliminer les erreurs de planification
  • Générer des scénarios et simulations

Temps et présence

Le module temps et présence permet un contrôle optimal des heures effectuées par les employés en intégrant l’ensemble des règles de validation et de fonctionnement de votre organisation.

Le contrôle des présences peut se faire via le portail employés ou à travers d’autres sources telles que des systèmes de sécurité, d’authentification ou de bornes de présence. Le module temps et présence permet d’interpréter la présence de l’employé afin d’identifier les retards, les départs anticipés ou les interruptions irrégulières. Cette interprétation est basée sur des règles établies.  En plus ce module applique les règles de rémunération complexes telles que le temps supplémentaire, primes ou ajustements.

Avantages

  • Éviter de payer des heures non travaillées
  • Appliquer les règles équitablement
  • Être informé et suivre toute irrégulatité

 

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La gestion du temps et présence offre un contrôle optimal des heures réalisées en utilisant différentes sources d’entrée et de capture. Les fonctionnalités de validation précises des heures travaillées appliquent les règles de rémunération en respectant vos processus en place.

 

Rémunération

La gestion des feuilles de temps peut rapidement devenir complexe. Que ce soit en raison de règles d’interprétation et des processus d’approbation nécessitant plusieurs intervenants. Timesphere permet de garder le contrôle total sur les heures et les taux à payer aux employés.

La puissance de ce module de feuille de temps vous permet de :

  • Identifier les bons taux de rémunération à appliquer
  • Calculer les heures supplémentaires
  • Calculer les primes applicables
  • Gérer les banques de temps des employés

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Une fois la procédure d’approbation terminée, les données peuvent être exportées directement dans votre système de paie..

Avantages

  • Éliminer les erreurs coûteuses de rémunération
  • Éviter la saisie de données en double

Rapports et Intelligence d’affaire

Profitez des indicateurs de gestion intégrés sur votre planification des budgets et du suivi des horaires d’employés tout en maintenant une traçabilité complète.

Timesphere propose une série de rapports de base et offre la possibilité d’intégrer le module d‘intelligence d’affaire qui est un entrepôt de données complet permettant de produire tous les rapports souhaités et de compléter les tableaux de bord organisationnels importants à votre organisation.

 Avantages

  • Mesurer votre performance
  • Visualiser vos données
  • Avoir ses données à un seul endroit

 

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Intégration aux systèmes informatiques

Le logiciel de planification des employés de Timesphere peut facilement s’intégrer et échanger des informations avec vos systèmes existants, permettant une mise en place transparente avec une planification plus ciblée.

Timesphere peut interagir de manière bidirectionnelle avec :

  • Systèmes RH
  • POS
  • ERP
  • Systèmes de gestion du trafic
  • Systèmes d’authentification
  • Systèmes de contrôle de présence
  • Systèmes de paie

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Technologie sûre et sécurisée

L’infrastructure d’hébergement de Timesphere répond aux normes de fiabilité et de sécurité les plus élevées au monde.

La sécurité des données est une priorité

  • L’hébergement se fait par un centre de données tiers 4
  • L’application peut être accessible en mode chiffré sur un tunnel SSL en mode HTTPS
  • Notre machine virtuelle est isolée dans une zone de promiscuité sur un réseau privé virtuel pour chacun de nos clients
  • Chaque client reçoit son propre URL d’accès unique

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lDemande de démo

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